Wat zijn de rapportageverplichtingen bij SSEB subsidie?

Bij SSEB subsidie heb je verschillende rapportageverplichtingen die je moet naleven om je subsidie te behouden. Je moet voortgangsrapportages indienen, financiële verantwoording afleggen en technische gegevens bijhouden. De frequentie verschilt per rapportagetype, maar loopt van jaarlijks tot bij projectafronding. Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot terugbetalingen of sancties.

Wat is de SSEB subsidie?

SSEB staat voor Subsidie Schoon en Emissieloos Bouwmaterieel – een overheidsregeling die bedrijven financieel ondersteunt bij de aanschaf van schone, emissieloze bouwmachines en bijbehorende laadinfrastructuur. Deze subsidie helpt de bouwsector verduurzamen door elektrische alternatieven voor dieselvoertuigen te stimuleren.

De SSEB subsidie richt zich specifiek op emissieloos bouwmaterieel zoals elektrische graafmachines, wielladers, dumpers en andere bouwvoertuigen. Ook laadinfrastructuur, batterijcontainers en mobiele laadstations komen in aanmerking. Het doel is om de CO2-uitstoot in de bouwsector drastisch te verminderen.

Je kunt subsidie krijgen voor verschillende categorieën schoon bouwmaterieel. De subsidiepercentages variëren van 14% tot 100% afhankelijk van je bedrijfsgrootte en het type investering. Voor geïntegreerde batterij systemen gelden specifieke maxima: grote bedrijven krijgen subsidie tot 70 kWh, mkb-bedrijven tot 100 kWh capaciteit.

Rapportage is verplicht gesteld omdat de overheid wil monitoren of de subsidie het beoogde doel bereikt: het emissievrij maken van de bouw. Door gegevens te verzamelen over gebruik, prestaties en milieuwinst kan de overheid de effectiviteit van de regeling beoordelen en waar nodig bijsturen. Dit helpt ook bij het verantwoorden van publieke middelen aan de Tweede Kamer.

Welke rapportageverplichtingen heb je bij SSEB subsidie?

Je hebt drie hoofdtypen rapportageverplichtingen bij SSEB subsidie: voortgangsrapportages, financiële verantwoording en technische monitoring. Deze rapportages bevatten verschillende gegevens die je systematisch moet bijhouden en op tijd moet indienen.

De voortgangsrapportage bevat informatie over de voortgang van je project, het gebruik van gesubsidieerde apparatuur en eventuele problemen of vertragingen. Hierin leg je uit hoe je de doelstellingen van je subsidieaanvraag realiseert en welke resultaten je behaalt.

Bij de financiële verantwoording toon je aan dat je de subsidie conform de voorwaarden hebt besteed. Je moet facturen, betalingsbewijzen en een gedetailleerde kostenoverzicht bijvoegen. Ook eventuele wijzigingen in je projectbudget moet je melden en onderbouwen.

De technische monitoring omvat gegevens over prestaties, gebruiksuren, energieverbruik en milieuwinst van je gesubsidieerde bouwmaterieel. Deze data helpt de overheid om de effectiviteit van de regeling te meten. Je houdt bij hoeveel CO2-uitstoot je bespaart en hoe vaak je de elektrische machines gebruikt in plaats van dieselvoertuigen.

Wanneer moet je je SSEB subsidie rapportages indienen?

De rapportagetermijnen voor SSEB subsidie zijn gekoppeld aan verschillende momenten in je project. Je moet een tussenrapportage indienen binnen 12 maanden na subsidieverlening, een eindrapportage binnen 3 maanden na projectafronding en jaarlijkse voortgangsrapportages gedurende de hele subsidieperiode.

Voor projecten die langer dan een jaar duren, stuur je jaarlijks vóór 31 januari een voortgangsrapportage over het voorgaande kalenderjaar. De eindrapportage moet je indienen binnen drie maanden na het voltooien van je project of uiterlijk bij het verstrijken van de subsidieperiode.

Ben je te laat met een rapportage? Dan krijg je een waarschuwing met een herstelperiode van meestal 4 weken. Reageer je niet binnen deze termijn, dan kan RVO je subsidie stopzetten of terugvordering starten. Let goed op de deadlines in je subsidiebeschikking, want deze kunnen per project verschillen.

Zet de rapportagemomenten direct in je agenda wanneer je de subsidie toegewezen krijgt. Stel herinneringen in voor 2 weken vóór elke deadline, zodat je voldoende tijd hebt om de benodigde gegevens te verzamelen en je rapportage compleet in te dienen.

Hoe bereid je een correcte SSEB rapportage voor?

Een correcte SSEB rapportage begint met het systematisch bijhouden van alle relevante gegevens vanaf dag één van je project. Gebruik een logboek waarin je gebruiksuren, prestaties, kosten en eventuele problemen registreert. Bewaar alle facturen, foto’s en technische specificaties digitaal en georganiseerd.

Verzamel de volgende documenten voordat je begint met rapporteren: je oorspronkelijke subsidieaanvraag, alle facturen en betalingsbewijzen, technische specificaties van aangekochte apparatuur, gebruikslogboeken en eventuele wijzigingsverzoeken die je eerder hebt ingediend.

Volg deze stappen voor het opstellen van je rapportage:

• Download het juiste rapportageformulier van de RVO-website
• Vul alle verplichte velden volledig in, ook als het antwoord “niet van toepassing” is
• Voeg alle gevraagde bijlagen toe in de juiste bestandsformaten
• Controleer je berekeningen en zorg dat bedragen kloppen met je facturen
• Laat een collega je rapportage nalezen voordat je deze verstuurt

Let vooral op veelgemaakte fouten: ontbrekende handtekeningen, verkeerde projectnummers, onvolledige bijlagen en onduidelijke kostentoedeling. Gebruik concrete cijfers en vermijd vage omschrijvingen. Als je ergens twijfel over hebt, neem dan contact op met RVO voordat je de rapportage indient.

Wat gebeurt er als je rapportageverplichtingen niet nakomt?

Het niet naleven van rapportageverplichtingen kan leiden tot stopzetting van uitbetalingen, terugvordering van reeds ontvangen subsidie en uitsluiting van toekomstige subsidies. In ernstige gevallen kan RVO de gehele subsidie terugvorderen, inclusief rente over het bedrag.

Bij een eerste overschrijding krijg je meestal een waarschuwing met een herstelperiode van 4 weken. Lever je alsnog op tijd, dan volgen er geen verdere consequenties. Bij herhaaldelijke overschrijdingen of het volledig uitblijven van rapportages wordt de subsidie definitief stopgezet.

De financiële consequenties kunnen aanzienlijk zijn. Je moet niet alleen de subsidie terugbetalen, maar ook wettelijke rente vanaf de datum van uitbetaling. Bij opzet of grove nalatigheid kan RVO een boete opleggen van maximaal het subsidiebedrag. Ook word je uitgesloten van nieuwe subsidieaanvragen voor een periode van maximaal vijf jaar.

Problemen voorkomen doe je door een goede administratie bij te houden en tijdig contact op te nemen met RVO als je problemen voorziet. Kun je een deadline niet halen door overmacht? Meld dit dan onmiddellijk en vraag om uitstel. RVO toont meestal begrip voor legitieme problemen, mits je proactief communiceert.

Als je al in de problemen zit, reageer dan snel op alle communicatie van RVO. Negeer brieven of e-mails niet, want dit verergert je situatie alleen maar. Overleg altijd eerst met RVO voordat je juridische stappen overweegt, want vaak zijn problemen in goed overleg op te lossen.

Bij DENS helpen we bedrijven niet alleen met energieopslagoplossingen zoals onze PowerHub en GridHub die kwalificeren voor SSEB subsidie, maar begeleiden we ook bij het correct naleven van alle rapportageverplichtingen. Onze ervaring met subsidietrajecten zorgt ervoor dat je geen belangrijke deadlines mist en je administratie op orde houdt.

Related Articles

• Welke energieopslagsystemen komen in aanmerking voor SPRILA?
• Hoe reduceer ik energiekosten met tijdelijke energieopslag?
• Wat is emissieloos bouwen?
• Kan je SSEB subsidie aanvragen voor hybride systemen?
• Hoe werkt de CE markering voor energieopslagsystemen?